Грамотный подбор конференц-зала: как учесть все нюансы

Образовательные собрания, масштабные совещания, научные конференции, съезды и просто деловые встречи, крупные переговоры, для всего этого нужны площади, которые редко есть в распоряжении даже крупных компаний. Поэтому следует знать, как правильно подбирать конференц-залы, когда в этом возникает необходимость.

Важные параметры

Если у администрации компании нет опыта подбора подобных помещений, можно доверить эту работу специалистам, а заодно и поручить ему большую часть организаторской работы. Но справиться можно и самостоятельно. Удобный вариант – подбор помещения через особые ресурсы. К примеру, на сайте http://arendazala.com.ua/ представлены удобные формы подбора, а в базе уже есть сотни объектов. Обязательно стоит учесть следующее:

• расположение;
• размер;
• стоимость;
• наличие оборудования;
• класс и стиль.

Желательно выбирать залы, расположенные рядом с крупными транспортными развязками, недалеко от центра города. В то же время следует избегать небольших жилых районов, в которых иногда строят бизнес-центры, поскольку здесь редко есть место для парковки. Не стоит выбирать самый большой зал, если предполагается небольшое число участников, и это не только вопрос цены. Слишком пустое помещение всегда выглядит неуютно и оставляет неблагоприятное впечатление, к тому же, будет невозможно справиться с эхом. Желательно, чтобы зал был оборудован современной техникой, укомплектован мебелью и был подключен к сети, лучше всего, к беспроводной и высокоскоростной.

Дополнительные сервисы

Выбирая конференц-зал, следует заранее продумать, что именно потребуется организовать сразу после мероприятия, до него или же в перерыве между заседаниями и докладами. Поэтому нужно обратить внимание на наличие:

• кофе-зоны или кафе;
• полноценного ресторана;
• отельных номеров.

Если в здании совсем нет кафе и зоны для отдыха, это будет существенным минусом, ведь в течение нескольких часов участникам обязательно захочется передохнуть. Конференц-залы, расположенные непосредственно в здании крупных гостиниц, - это отличный вариант для многодневного мероприятия с любым числом участников. Здесь всегда есть на выбор несколько вариантов ресторанов, можно заранее забронировать определённое количество номеров. Кроме того, при таком расположении гостей можно строить максимально насыщенную программу, не боясь опозданий или транспортных проблем.